Arktiset Aromit ry, Kauppakatu 20 D, 89600 Suomussalmi
Arktiset Aromit ry, Kauppakatu 20 D, 89600 Suomussalmi
Laadittu 1.1.2022, päivitetty 5.12.2022 kohtaa Rekisteröidyn oikeudet sekä lisäämällä linkki yleisestä tietosuoja-asetuksesta (EU) 2016/679, johon tietosuojaseloste pohjautuu.
Rekisterinpitäjä
Arktiset Aromit ry
Kauppakatu 20, 89600 Suomussalmi
www.arktisetaromit.fi
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Birgitta Partanen
birgitta.partanen(at)arktisetaromit.fi
Rekisterin nimi
TKI-toiminnan henkilötietorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus on yleinen etu, joka kattaa henkilötietojen käsittelyn tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tai tilastoinnin tarkoitukset.
Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen sekä kansalliseen tietosuojalakiin. Tieteellinen tutkimus on tietosuoja-asetuksen tarkoittama yleisen edun mukainen tehtävä, jolloin yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus on käsittelyperuste henkilötiedoille (Tietosuojalaki). Tietosuoja-asetuksessa (resitaali 159) tutkimuksen käsite kattaa myös TKI-toiminnan
Yhdistyksen tarkoitus on edistää luonnontuotealan kehittämistä tutkimuksen, mukaan lukien opinnäytetyö ja selvitykset, sekä kehittämis- ja innovaatiotoiminnan kautta.
Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötietojen käsittely harkitaan ja määritellään erikseen tapauskohtaisesti ja siitä informoidaan vastaajia ja/tai tutkittavia.
TKI-toiminnassa rekisterinpitäjä voi käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja
- Nimi
- Yhteystiedot: sähköposti, puhelinnumero, osoite, www-sivun osoite, mahdolliset sosiaalisen median kanavat.
- Toteutettavan TKI-toiminnan kannalta oleelliset taustatiedot kuten ikä, asuinpaikka, ammatti, toimiala.
- Toteutettavan TKI-toiminnan kannalta oleelliset muut henkilötiedot.
Tietolähteet
Tiedot saadaan rekisterissä olevilta henkilöiltä tai muilta rekisterinpitäjiltä.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja käsitellään yhdistyksen omiin tarpeisiin. Rekisterin teknisessä ylläpidossa ja käytössä hyödynnetään ulkopuolista palveluntarjoajaa, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötiedot tallennetaan.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin on sovittu rekisteröidyn kanssa esimerkiksi tutkimuksen raportointia varten.
Mikäli TKI-toimintaa tehdään hankerahoituksella, tiettyjä tietoja voidaan luovuttaa hankkeen rahoittajalle raportoinnin yhteydessä rahoittajan edellyttämistä asioista kuten tilaisuuksien osallistujalistat.
Mikäli TKI-toimintaa tehdään yhteistyössä, yhteistyötaho huolehtii tietojen hävittämisestä laissa määritellyllä tavalla tai viittaa tietojen käsittelyssä omaan henkilötietorekisteriin.
Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttämiseen on oikeus vain nimetyillä henkilöillä. Kullakin käyttäjällä on käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietoja ei säilytetä manuaalisesti.
Henkilötietoja säilytetään TKI-toiminnassa erikseen määritellyn ajan (esimerkiksi hankkeen kesto) ja niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa (esimerkiksi tutkimustoiminta). Hanketoiminnassa henkilötiedot säilytetään rahoittajan edellyttämän arkistointiajan mukaan.
Rekisterinpitäjä arvioi säännöllisesti säilyttämisen tarpeellisuutta ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen säilyttämiseen henkilörekisterissä.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia häntä koskevien tietojen oikaisua tai poistoa, oikeus kieltää tietojen käsittely tai rajoittaa tietojen käsittelyä, sekä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt pitää esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti. Yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen alusta.
Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset näkyvät tässä selosteessa päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voidaan niistä tiedottaa myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai Arktiset Aromit ry:n nettisivuilla.
